Η σελίδα διαχείρισης των χρηστών βρίσκεται στην διεύθυνση https://ownlibrary.teiwm.gr/ ενώ ο συγχρονισμός των εγγράφων γίνεται με ειδικό client που υπάρχει για όλα τα δημοφιλή λειτουργικά desktop ή mobile.
Για τη δημιουργία private cloud στις βιβλιοθήκες του ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας προτιμήθηκε το λογισμικό ανοιχτού κώδικα Owncloud. Η δημιουργία private cloud θεωρήθηκε απαραίτητη για την καλύτερη συνεργασία, την πλήρη εκμετάλλευση των πόρων των βιβλιοθηκών και κατά συνέπεια την αύξηση της παραγωγικότητας. Η δράση αυτή κρίθηκε απαραίτητη λόγω της αποκεντρωμένης δομής του Ιδρύματος. Το λογισμικό Owncloud προτιμήθηκε γιατί θεωρήθηκε σαν η κορυφαία λύση ανοιχτού κώδικα όσον αφορά την κοινή χρήση εφαρμογών και πόρων καθώς και υπηρεσιών επικοινωνίας μεταξύ χρηστών που ανήκουν σε απομακρυσμένα μεταξύ τους τοπικά δίκτυα. Το λογισμικό εκτός από τις υπηρεσίες επικοινωνίας πραγματικού χρόνου και αποστολής ιδιωτικών μηνυμάτων έχει επίσης τη δυνατότητα συνεργατικού ημερολογίου ατζέντας αλλά και αναδιαμόρφωσης κειμένων με πολλούς χρήστες ταυτόχρονα. Για την υλοποίηση του όλου έργου χρησιμοποιήθηκε ο εξοπλισμός που αγοράστηκε από το υποέργο 1.